Az ügyintézők egyszerűen csak a hitelek és a terhelések nyilvántartásából állnak. A főkönyvet minden alkalommal használjuk, ha csekket vagy betéteket adunk be a csekkfüzetünkbe vagy a betétekbe és a visszavásárlásokba egy takarékkönyvet. Vannak, akik tartanak háztartási főkönyvet. Mások a vállalati főkönyvi lapokat kis- vagy nemzetközi vállalatok számára tartják. Bár a számítógépesítés egyszerűsítette a vállalati könyvelő munkáját, a háztartások pénzügyeire is alkalmazható. A számítógépalapú főkönyvi lapok szabadon vagy shareware-ként, valamint a megvásárolható professzionális csomagok formájában is elérhetők. A Ledger tabletták bármely irodai áruházban és legfeljebb írószeren állnak rendelkezésre.
Az utódok legalább öt oszlopot tartalmaznak, amelyeket a dátum, a részlet, a hitel, a terhelés és az egyenleg tekintetében használnak. A részlet oszlopot a kedvezményezett vagy a bevételi forrás és a jegyzetek nevére használják. A bevételt vagy kiadást a hitel- vagy terhelési oszlopban rögzítik (a másik oszlopot üresen hagyva) és egy futó összeget adnak meg a mérlegsorban. Oszlopokat lehet hozzáadni az adóköteles jövedelem vagy a levonható költségek megjelöléséhez. Az elosztókat bizonyos ideig --- egy hétig vagy egy hónapig kell megőrizni - az előforduló tranzakciók számától függően. Az időszak végén a beszedések és a hitelek összege megtörténik, és a záró egyenleget a hitelek hozzáadásával és a nyitóegyenlegből levont terhelések levonásával ellenőrzik. A záró egyenleget a következő időszakban a főkönyvi nyitóegyenlegként „előremozdítják”. Győződjön meg róla, hogy a főkönyvi lapok mindegyikének címét (háztartási főkönyvet, üzleti nevet), az időszakok dátumát, a lapok borítóit és az oszlopok fejléceit jelöljük. Ha egy tevékenység időtartamának egynél több oldala van, akkor minden oldalon jelölje meg az oldalszámokat.
A könyvelők a könyvelők a mérlegek elkészítéséhez, az adóbevallások bevételeinek és kiadásainak nyomon követéséhez, valamint a költségvetés elkészítéséhez használják. Ahhoz, hogy ehhez a főkönyvet használhassa, az egyes eszközök és kötelezettségek csoportokhoz számlaszámokat rendelnek. Külön számlaszámot lehet megadni: az egyes forrásokból származó jövedelem, a bérleti díj, a jelzálog- és hitelkifizetések, a számítógépes lízingek, az iskolai kiadások vagy bármely olyan jövedelem vagy kiadás, amelyre az év végén szükség lehet. A számlaszámozás megkönnyíti az adatok összegyűjtését vagy az adók kiszámítását. A főkönyvet felhasználva elkészíthet egy költségvetést a vállalkozásának és a háztartásnak, amely megjósolhatja, hogy milyen költségeket kell terveznie, és milyen jövedelem várható. Az üzleti és személyes számlák külön könyveléseit a pénz nyomon követése és a könyvelő számára teljes nyilvántartás vezetése érdekében.