Tartalomjegyzék:
A dokumentumok megszervezése nemcsak a fontos fájlokat fogja megtartani, hanem a megfelelő tárolás esetén is védi őket. Senki sem szereti a dokumentumokon keresztüli kódolás érzését, papírral dobott, mert nem találja ezt a fontos bankszámlakivonatot. Miután megszervezte és dokumentálta a dokumentumokat, a fontos fájlok megtalálása gyors és egyszerű.
Lépés
Számolja ki a szükséges fájlmappák, kötőanyagok és lapelválasztók számát. Ez attól függ, hogy hány különböző bejelentési kategóriát tartalmaz. A legjobb, ha ezeket az eszközöket vásárolja meg, miután létrehozta a nyilvántartási kategóriákat, hogy pontosan tudja, hány mappát szeretne.
Lépés
Jelöljön ki egy alapterületet vagy egy nagy táblát, hogy az összes dokumentumot halmozzák. A dokumentumok szervezése egy folyamat, és ezért azt a területet kívánja kijelölni, ahol a rendezett dokumentumok cölöpét készítheti, és ott hagyhatja őket, ha nem ér véget. Attól függően, hogy mennyi dokumentumot tartalmaz, ez egy teljes hétvégét vehet igénybe, vagy még jobb, ha naponta legalább 10-30 percet tölthet el a dokumentumok megszervezéséhez és fájljaihoz.
Lépés
Szervezze meg a dokumentumokat cölöpökbe, amelyeket névkategóriákra osztunk. Például a vízszámlák egy halomban és bankszámlakivonatok egy másikban (különálló cölöpök minden banknál).
Lépés
Készíts egy listát a különböző nevezett kategóriákról (cégek vagy dokumentumnevek), amint az összes dokumentumot külön cölöpökbe helyezte. Például: Bank of America, Water Bill, Car Loan, State Farm Insurance, AAA, hallgatói hitelek stb. Ha az összes dokumentumot betárolási szekrényben tárolja ábécé sorrendben, könnyebb lesz megtalálni a dokumentumokat.
Lépés
Írja be a kategórianeveket a fájlmappa fülére vagy egy külön papírra, ahol a lapok különválnak, majd helyezze be a függő fájl mappába.
Lépés
Az összes fájlmappát betűrendben helyezze el az iratszekrénybe. Kezdje el eldobni a dokumentumhalmokat. A dokumentumok megfelelő mappákba történő beillesztésekor a dokumentumokat időrendi sorrendben rendezzük, a legfrissebbek szerint. Ellenőrizze az állami és szövetségi törvényeket, amikor rájön, hogy mennyi ideig kell tartania bizonyos fontos dokumentumokat. Bizonyos dokumentumokat, például az IRA-hozzájárulásokat állandóan meg kell őrizni.
Lépés
Tartsa fenn a fontos dokumentumok biztonsági mentését - vagy ha csak az év dokumentumait szeretné megkapni (például adózási célból) - úgy, hogy a kötőanyagokat a dokumentumok másolataiba helyezi be. A dokumentumok mennyiségétől függően a dokumentumokat kategóriákba, például banki dokumentumokba, számlákba és befektetésekbe kell különválasztania. Ne felejtsük el elhelyezni a lapelválasztókat úgy, hogy a kötőanyagban minden könnyen hozzáférhető legyen. Tegyünk egy listát a lapozott kategóriák közé a kötőanyag elején. Beolvashatja az összes fontos dokumentumot, és mentheti az elektronikus másolatokat.