Tartalomjegyzék:
- Pénzügyi dokumentumok
- Jelölési dokumentumok
- Szerződéses dokumentumok
- Oktatási rekordok
- Személyes feljegyzések
Kíváncsi, hogy mennyi ideig kell tartani a dokumentumokat? Először meg kell határozni, hogy mi a dokumentum. Például, ha egy dokumentum olyan monetáris információkat tartalmaz, mint a fizetési tételek vagy a hitelnyilatkozatok, ezeket a pénzügyi dokumentumokba sorolják. A legtöbb pénzügyi dokumentumot évente tárolják, és szükség esetén több évig tartják a későbbi pénzügyi ellenőrzés céljából. Más kategóriák közé tartozik az azonosítás, a szerződéses, az oktatás és a személyes.
Pénzügyi dokumentumok
A bevételeket és kiadásokat, számlákat és egyéb pénzügyi dokumentumokat, például a havi bankszámlakivonatokat legfeljebb egy évig meg kell őrizni. A pénzügyi nyilvántartások adózási célból történő archiválásakor azonban üzleti és személyes pénzügyi dokumentumokat, például bevételeket is meg kell őrizni legfeljebb 10 évig, ha ellenőrzést kap.
Jelölési dokumentumok
Az azonosító dokumentum az egyén életkorának és születési nevének, például születési anyakönyvi kivonatnak vagy vezetői engedélynek a bizonyítéka. Ezeket a dokumentumokat a jogi hatóságok kérésére viszonylag kéznél kell tartani. Az állam által kiadott nem-vezetői engedély a dokumentált azonosítás formája is, amelyet lejárat után meg kell újítani, mint a vezetői engedély.
Szerződéses dokumentumok
A szerződéses dokumentumok az egyén és egy harmadik fél között az áruk vagy szolgáltatások cseréjére vagy értékesítésére vonatkozó írásbeli megállapodások. Ezek az áruk vagy szolgáltatások lehetnek házak vagy autók, amelyek magukban foglalnak bármilyen bérleti szerződést vagy tulajdonjogot, vagy a megvásárolt ingatlanokra vonatkozó garanciákat. Mindenesetre a szerződéses dokumentumnak van egy meghatározott lejárati vagy lejárati dátuma a dokumentumhoz, amely szintén a dátum elvetésének dátuma lehet.
Oktatási rekordok
Az osztályozott kutatások és hasonlók tárolása egy cipőfülkében vagy összecsukható mappában hasznos lehet későbbi felhasználásra az oktatási dokumentumok félévenkénti archiválásakor. A szemeszter archivált munkájával a hallgató középtávon vagy véglegesen felülvizsgálhatja korábbi munkáját, valamint szükség esetén vitatja a végső osztályokat.
Más oktatási dokumentumokhoz, mint például a jelzálogjegyek vagy a hallgatói hitelnyilatkozatok, próbálja meg archiválni ezeket a dokumentumokat a pénzügyi kategóriába. Ez segít megőrizni a pénzügyi kötelezettségeket.
Személyes feljegyzések
A személyes feljegyzések olyan dokumentumok, mint a házassági anyakönyvi kivonat, a főiskolai végzettség és az orvosi feljegyzések, amelyek érzékeny darabok, amelyek jelentős értékkel bírnak. Ezeket az elemeket mindig biztonságos helyen kell tárolni, vagy ezeket el kell helyezni, mivel ezek a tételek általában nem nyilvánosak. A tanúsítványt vagy fokozatot úgy lehet kialakítani és felszerelni, hogy azt megőrizze, és magán vagy otthon vagy irodában jelenjen meg.