Tartalomjegyzék:
Amikor egy munkavállaló üzleti úton utazik, valószínűleg levonható költségekkel rendelkezik. Ahhoz, hogy a számvitel egyszerű legyen, a Belső Bevételi Szolgálat lehetővé teszi a munkáltatók számára, hogy napidíjakat fizessenek és levonjanak; a főnöknek csak az élelmiszer-, szállás- és egyéb kiadások szokásos napi díjait kell nyomon követnie, ahelyett, hogy arra kérné a munkavállalókat, hogy bevételezzék a tényleges költségeket. Ha a munkáltató nem téríti vissza a munkavállalót, a munkavállaló levonhatja a tényleges költségeket vagy a szokásos napi díjakat.
Visszatérítések és jövedelem
Az IRS szerint a munkavállaló, aki napidíjat kap az üzleti utazásért, visszatérítést kap a munkáltatótól. A munkavállaló által bejelentett költségeken felül minden napidíj a jövedelem, és a munkavállaló W-2 űrlapján kerül jelentésre. Ha a munkavállaló bérei magukban foglalják az üzleti utazási költségeket, nincsenek visszatérítések, a munkavállalónak nincs levonása, és az IRS-nek nem jelentenek további bevételt.
Magas alacsony árak
A napidíjakat az IRS határozza meg. Az e juttatások hatálya alá tartozó alkalmazottnak nem kell nyomon követnie az egyéni költségeket, noha dokumentálnia kell az utazás idejét, helyét és célját. A munkáltatók is használhatják a "magas alacsony" díjakat, amelyek magasabb költségeket jelentenek bizonyos területeken, mint például Alaszka vagy Hawaii. Ha a magas alacsony díjakat egy munkavállaló utazásánál használják, akkor ezeket az alkalmazottaknak az adóév során történő minden egyéb utazására újra fel kell használni. Néhány magas alacsony árak szezonálisak, ami azt jelenti, hogy az év folyamán csak "magas szezonban" alkalmazzák bizonyos helyszíneken: Sedona, Arizona, márciusban és áprilisban, vagy Miami a január és március közötti forgalmas turisztikai szezonban.
Munkavállalói levonások
A munkavállalók számára az IRS az egyes üzleti utazási költségek standard díjait határozza meg. Étkezés esetén a szokásos napidíj az úti céltól függően változik. A standard kilométer-ráta a jármű üzleti célú használatát is magában foglalja, amely lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy elkerüljék a gáz, a biztosítás, a parkolás, az autópályadíjak és az autók vagy tehergépkocsik használatával kapcsolatos egyéb események nyomon követését. Az alkalmazottak a 2106. formanyomtatványon standardizált és tényleges költségeket sorolnak fel és követelnek. A teljes összeg az „A” listán jelenik meg, amely felsorolja az egyedi hozamok összes részletezett levonását. Kizárólag a korrigált bruttó jövedelem 2 százalékát meghaladó összeg levonható.
Pénzügyi év árfolyama
A 2015-ös pénzügyi évre 2014. október 1-jétől kezdődően a munkáltató napidíja 172 dollárt ért el a szállás és az étkezés után; a magas költségű területek naponta elérte a 259 dollárt. Ezek a visszatérítések nem tartoznak a jövedelemadó forrásadójához, illetve a W-2-hez. A lakhatási díjak nem állnak rendelkezésre az önfoglalkoztatottak számára, de az étkezések alkalmával naponta igénybe vehetik az étkezésekre vonatkozó egy standard pótlékot és a járulékos költségeket. Ezekről és minden tényleges költségről beszámolnak a C. mellékletben szereplő levonásokról. Ugyanezek a szabályok vonatkoznak mindazokra, akik jelentős tulajdonjoggal rendelkeznek a vállalatnál, amelyet az IRS 10 százalékos vagy annál nagyobb.