Tartalomjegyzék:
Ha nem kapja meg a kívánt szolgáltatást, vagy elvár egy cégtől, előfordulhat, hogy ügyfélszolgálati panaszt kell benyújtania. Néha ez az egyetlen módja a probléma megoldásának. Ha a vállalat képviselőivel, pénztársaival, levelezőivel és felügyelőivel nem beszélt, a hivatalos panasz benyújtása a problémát gyors módon orvosolhatja. Ha felkészül a panasz benyújtására, előfordulhat, hogy valamilyen információt kell gyűjtenie, és követnie kell a megfelelő lépéseket és eljárásokat. A különböző cégek különböző eljárásokat tartalmaznak a panaszok benyújtására.
Lépés
Hívja fel a panaszt benyújtó céget, és kérje meg az ügyfélszolgálati panasz benyújtásának eljárását. Néhány vállalat lehetővé teszi, hogy panaszt nyújtson be online, és más cégek azt szeretnék, hogy panaszát írásban tegyék. Kövesse az utasításokat a levélre. Ha az ügyfélszolgálati panaszt meg kell írni, akkor a megfelelő címet kapja meg a tanszéknek. Tudja meg, hogy a levelét bárkinek, vagy csak egy osztálynak kell címeznie.
Lépés
Gyűjtsd össze az összes információt. Előfordulhat, hogy szüksége lesz a beszélt személy nevére, ha a panaszának oka volt. Szerezd meg mindenki nevét, akivel beszélt, beleértve a felügyelőket is. Jegyezze fel a tanszék nevét és a tanszék telefonszámát. Ha ismeri az egyénekkel beszélt dátumokat és időpontokat, adja meg őket a dokumentumba. Néha több napot is eltölthet a különböző emberekkel, akik megpróbálnak megszerezni a szolgáltatáshívást. Jegyezze fel az ügyfélszolgálat panaszával kapcsolatos egyéb részleteket.
Lépés
Írja be a levelet. Amikor a levelet írod, győződj meg róla, hogy nem hagysz ki semmilyen információt. Írja le a sorrendet, amelyben a dolgok megjelentek, és azt a sorrendet, amellyel egyes személyekkel beszéltél. Részletesen meg kell magyaráznia, hogy mi a panaszod. Adja meg a lehető legtöbb részletet. Adja meg a probléma megoldásához tett lépéseket. Magyarázza el, hogy miért kell tennie a cégnek a szükséges lépéseket a helyzet javítása érdekében. Hagyja, hogy a vállalat tudja, hogy a közeljövőben meg fogja hallgatni őket.
Lépés
Küldje el a levelet. Írja be levelével a dokumentumok bármely másolatát, amely segít az ügyben. Tartsa a levél másolatát a feljegyzésekhez. A vállalatnak ésszerű időn belül vissza kell térnie veled. Hagyja, hogy 10-15 napig válaszoljon. Lehet, hogy elküldi a levél másolatát mindenkinek, akivel beszélt, vagy legalábbis a megfelelő osztály vezetőjével.
Lépés
Kövesse nyomon a megfelelő ügynökséget. Ha úgy találja, hogy nem tudja megoldani a problémát, előfordulhat, hogy kapcsolatba kell lépnie a Szövetségi Kereskedelmi Bizottsággal (FTC), a Better Business Bureau-val, egy hitelinformációs ügynökséggel vagy akár az ügyvédi irodával. A panaszok nyilvántartásba vételére saját eljárásuk is lesz.