Tartalomjegyzék:
- Használjon üzleti levélformátumot
- Tartsa be a tényekhez
- Szükséges információk megadása
- Tartalmazza a támogató dokumentációt
A vásárlási vagy szolgáltatási szerződés visszavonása, az előfizetés vagy a tagság írásban nemcsak bölcs, hanem esetleg szükséges. Például, a szövetségi kereskedelmi bizottság feloldási szabálya alá tartozó szerződésre írásbeli törlési levelet kell küldeni. Függetlenül attól, hogy kötelező vagy választható, a jól megírt üzleti levél tisztázza szándékát és védi a törvényes jogait.
Használjon üzleti levélformátumot
Szervezzük a levelet, ahogyan bármilyen üzleti levelezéssel. Tartalmazza a címét, a dátumot, a referencia vonalat és a címzett címét az üdvözlés fölött. Kerülje az általános üdvözlet használatát, mint például: „Kinek kell aggódnia”. Ha nincs neve, hívja fel a céget, vagy hivatkozjon a tanszékre olyan üdvözléssel, mint "Kedves Ügyfélkapcsolatkezelő". Jegyezze meg, hogy az Ön által mellékelt levélben mellékeljen egy zárt vonalat a zárás alatt, amelyben felsorolja az egyes dokumentumokkal együtt küldött dokumentum nevét. Használjon helyesírás-ellenőrzőt és gondosan ellenőrizze a levelet, hogy pontos és hibamentes legyen.
Tartsa be a tényekhez
Légy udvarias, de határozott, ha lemondási kérelmet tesz. Bár megalapozhatja az okot, az FTC azt mondja, hogy ez soha nem követelmény a lemondás. Ha okot adsz, ne kritizáld vagy sértjük a céget. Ehelyett fogadjon el objektív és professzionális hangot, és tartsa be a tényeket. Tartalmazza azokat a műveleteket, amelyeket a vállalat a levél kézhezvétele után elvár, például az automatikus havi banki vagy hitelkifizetések megszüntetését. Készítsen például egy kérést, mint például: "Ez a levél arról szól, hogy 2015. január 20-án érvénytelenítem a szerződést. Várakozásom szerint további költségeket nem fog fizetni a hitelkártyámnak."
Szükséges információk megadása
Adjon meg olyan információkat, mint például egy fiók vagy fájlszám, amelyet a vállalatnak szüksége lehet ahhoz, hogy azonosítsa Önt vagy fiókját. Ha teljes egyenlege van, csatolja a teljes befizetést. Ha a lemondás helyett visszatérítést eredményez, állapítsa meg, hogy egy bizonyos időn belül visszatérítést vár, és adja meg az összeget. Ellenkező esetben adjon meg egy olyan nyilatkozatot, mint például: "30 napon belül teljes visszatérítést várok." Győződjön meg róla, hogy írásbeli visszavonási visszaigazolást is kér a visszatérő levélben.
Tartalmazza a támogató dokumentációt
Védje törvényes jogait olyan dokumentációval, amely igazolja a vásárlást és a jogot, hogy törölje. Például tartalmazzon egy olyan példányt a szerződésről, amelyben kiemeli a jogot a visszavonásra, és egy átvételi csekket vagy egy készpénzfelvételi csekket. Végső védelemként az FTC azt javasolja, hogy egy visszaigazoló levelet küldjön visszaigazolt levélben, visszaigazolással.