Tartalomjegyzék:
Egyes cégek minden évben frissített W-9 formanyomtatványt, az adófizető azonosító számát és tanúsítványát kérik, de a legtöbb nem. Független vállalkozóknak lehetőségük van arra, hogy évente W-9 formanyomtatványt nyújtsanak be, hogy a szerződés nyilvántartása aktuális legyen, de ez nem mindig szükséges. Ez zavaró lehet, különösen abban az esetben, ha a munkában vagy az életben a közelmúltban megváltozott a körülmények, mivel bizonyos módosítások új formanyomtatvány kitöltését teszik szükségessé. A legtöbb ilyen változás ritka és csak bizonyos körülmények között fordul elő.
Egyéni adófizetői azonosító szám
A Belső Bevételi Szolgálat vagy a Társadalombiztosítási Igazgatóság egyéni adófizetői azonosító számot (ITIN) ad ki minden polgárnak. A legtöbb alkalmazott és egyéni vállalkozó esetében az ITIN a társadalombiztosítási szám. Ha az állapota megváltozik - például az egyéni vállalkozástól a partnerségig vagy a társaságig - az IRS új szövetségi munkáltatói azonosító számot (FEIN) ad ki. A változásról frissített W-9 űrlapon kell jelentenie.
Állampolgári státusz
Az állampolgárság állapotának változása ritka, de ha változik, új W-9 formanyomtatványt kell benyújtania. Ha jelenleg egy amerikai állampolgár, ez az állapot csak akkor változik, ha véglegesen elhagyja az országot, visszavonja az állampolgárságát, vagy önként lemond az állapotáról. Ha az állapota megváltozik, azonnal küldjön egy új W-9 formanyomtatványt, mivel a munkáltatónak esetleg módosítania kell nyilvántartásait. Az Egyesült Államokban dolgozó, az Egyesült Államokban dolgozó adózási eljárás gyakran különbözik a polgárok folyamatától.
Biztonsági mentés állapota
Az adófizető státuszának leggyakoribb változása az, hogy a személyt tartalékadó-visszatartásnak kell-e alávetni. Az ilyen típusú visszatartásra akkor kerül sor, ha elhagyta vagy hazudott az előző W-9-es űrlapon szereplő információkról, például az ITIN-ről, ha nem igazolta, hogy mentesül a forrásadóról, vagy ha aluljelentette a kamatát vagy osztalékát ne mondja el munkáltatójának, hogy visszatartsa a pénzeszközöket.
Az IRS figyelmezteti Önt, ha a tartalékadó visszatartására vonatkozik, és megadja ennek okát. Az ügynökség figyelmezteti Önt arra is, ha többé nem tartozik visszatartás. Ha biztonsági mentésnek van kitéve, meg kell változtatnia a W-9-et, hogy ezt tükrözze; akkor is módosítania kell, ha mentesül.
Felelősség
Nem a munkáltató felelőssége, hogy megkérdezze, hogy bármi megváltozott-e a W-9 formában. Ha az adófizető számát, a társadalombiztosítási számot, az állampolgársági státuszt vagy az adó visszatartásának mentességét az elmúlt évben megváltoztatta, kapcsolatba kell lépnie a munkáltatójával, és új formanyomtatványt kell kérnie. Ha úgy gondolja, hogy szokatlan körülményei vannak, amelyek befolyásolják a W-9-et, és előfordulhat, hogy frissítenie kell, forduljon először a munkáltatójához, és kérdezze meg. A munkahelyén lévő emberi erőforrás osztálynak képesnek kell lennie arra, hogy válaszoljon a kérdésére; egyébként forduljon az IRS-hez.