Tartalomjegyzék:
- Munkavállalói üzleti költségek
- Felelős és nem elszámoltatható tervek
- Ellenőrzések kiadása elszámoltatható terv alapján
- A nem elszámolható tervek bérszámfejtése
A Belső Bevételi Szolgálat lehetővé teszi a munkáltatók számára, hogy megtérítsék a munkavállalóknak a munkával kapcsolatos üzleti költségeket. Elszámoltatható terv szerint ezek a költségtérítések adómentesek a munkavállaló számára. Ha ez nem elszámolható terv, a kifizetések bérnek tekintendők. Ha a visszatérítéseket bérszámfejtés útján adják ki, ez azt jelenti, hogy egy nem elszámolható terv részét képezik, és a munkavállaló a visszatérítések után adót fizet.
Munkavállalói üzleti költségek
Vállalati képviselőként a munkavállalók munka közbeni költségeket viselnek. Az ügyfelekkel való találkozás, az irodai felszerelések felvétele vagy az ügyfél ebédre vétele minden olyan üzleti költség, amelyet a munkáltató megtéríthet. A költségek dokumentálásához és igazolásához az alkalmazottaknak üzleti bevásárláskor menteniük kell a bevételek másolatát. Az IRS lehetővé teszi a munkaadók számára, hogy az autóutazásnál térjenek vissza a munkavállalók számára, így a munkavállalók az üzleti utazások részletes naplóját tarthatják, nem pedig a gázbevételeket.
Felelős és nem elszámoltatható tervek
Amikor a munkáltatók a munkaköltségeket megtérítik, az elszámolható tervben vagy nem elszámoltatható tervben teszik meg. Az elszámolható terv olyan, amelyben a munkavállaló a költségeket időben dokumentálja, és visszafizeti a visszatérítést. A munkáltató ellenőrzi, hogy a ráfordításnak üzleti kapcsolata van, és megőrzi a dokumentáció másolatát. Elszámoltatható terv szerint a költségtérítés nem jövedelem. Ehelyett az adómentes költségtérítés a munkavállaló számára.
Ellenőrzések kiadása elszámoltatható terv alapján
Ha elszámolható terve van, a költségtérítést nem szabad a bérszámfejtésen keresztül feldolgozni. Ehelyett kérje meg a munkavállalókat, hogy rendszeresen gyűjtsék össze a költségek dokumentációját, majd kiadjanak egy költségtérítési ellenőrzést. Ezeket a kifizetéseket vállalati költségként kell elszámolni. Például, ha egy munkavállalót egy 50 kilométeres kilométert megtérít, akkor 50 dollárt kell kimutatni kilométer költségként. Az Ön cége képes lesz levonni ezeket a költségeket az üzleti adóbevalláson, így megőrizheti a kilométer-űrlapok és a bevételek másolatát a költség igazolására.
A nem elszámolható tervek bérszámfejtése
Ha a munkáltató nem követi el az elszámolható terv szabályait, akkor nem elszámolható terv szerint működik. Néha a munkáltató szándékosan megvalósít egy nem elszámolható tervet a nyilvántartás minimalizálása érdekében. Például, egy vállalat dönthet úgy, hogy az alkalmazottaknak 500 dollárt adnak az éves üzleti képzések költségeinek fedezésére, és nem igényelnek bevételt. Ebben az esetben a költségek megtérítését ténylegesen bérnek tekintik, és a munkavállalók fizetnek adót.
Mivel ezeket béreknek tekintik, a nem elszámolható terv keretében felmerülő költségtérítést a bérszámfejtésen keresztül kell feldolgozni. Így a munkáltató visszatarthatja a szövetségi, állami és bérköltségeket. Az év végén a költségtérítés a munkavállaló W-2 űrlapjában bérként jelenik meg.